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档案管理制度时间：2021-06-10 浙江省输配电设备行业协会 档案管理制度
第一章 总 则 第一条 为了加强协会档案管理建设，逐步实现档案工作的规范化、标准化，不断提高档案的科学管理水平，充分发挥档案在协会中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关法律、法规，结合本协会实际情况，制定本制度。 第二条 本制度所称的档案是指协会在各项活动中形成的全部档案的总和。包括党群工作、行政管理、 财务审计、人事劳资等方面档案。 第三条 档案工作是协会管理的基础工作，也是协会信息系统的组成部分，是维护协会历史真实面貌的一项工作。 第四条 协会档案工作实行集中统一管理，在组织上实行统一归口管理；在内容上实行整体综合管理；在制度上实行统一规定，统一规范。
第二章 档案工作管理体制 第五条 协会档案工作由秘书处领导分管。档案工作列入秘书处工作计划、协会领导的议事日程。 第六条 档案室在秘书长的领导下统一负责协会档案管理的统筹、协调、组织、管理和考核工作，开展工作，并接受上级档案管理部门的指导。 第七条 做好协会活动中有关的各种原始记录、凭证、台账、统计报表等基础资料的形成、积累、整理和归档工作；完成有关档案的修改、补充、鉴定等工作；开展档案的开发利用工作。
第三章 文件材料的形成与归档 第八条 文件材料的运转要遵循协会活动中有关工作和文书处理的程序。 第九条 协会文件材料归档应符合以下基本要求： 1. 凡需要归档的文件材料，都应当做到书写纸质材料优良、字迹工整、图样清晰，不得使用铅笔、红墨水、纯兰墨水、圆珠笔、复写纸等不耐久字迹材料书写。 2. 归档的文件材料必须完整，必须准确地反映协会各项活动的真实内容和历史过程。 第十条 归档范围按各类档案的“归档范围表”中的规定办理。 第十一条 各类档案的归档时间，一般规定为： 1. 各项管理工作中形成的文件材料随办随归档。 2. 财务管理中的各种账册、凭证、报表在一个月后移交归档。 第十二条 归档份数 一般文件材料、资料等归档一份，重要的文件材料、资料等归档两份，有打印件的应将原件与打印件一起归档。 第十三条 协会领导、工作人员因外出参观学习，考察和参加各种会议，收集获得的文件材料要按归档范围的规定，及时向档案员归档。 人员调动时，因工作所获或因工作而形成的各种文件材料、资料等档案材料必须上交协会档案员。
第四章 档案的管理 第十五条 档案的分类根据国家档案协会发布的行业标准《归档文件整理规则》等执行。 第十六条 档案编号 文书归档号：2011-101-001：为年度-类别-类别下的流水件号。第二段中的第一位数“1”代表文书档案；第二、三位数“01代表盒（类）号；最后三位数“001” 代表盒（类）号里的顺序件号。会计归档号：2011-430-001：为年度+类别+类别下的流水件号。第二段中分为报表（430）、账册（431）、工资单（432）、凭证（433）、会计档案移交清册等其他类（434）五个类别。 要编制归档文件目录等必要的档案检索工具，以方便利用。 第十八条 加强对各种载体档案的保管工作，其保管设施必须符合有关规定。 第十九条 档案的保管 1. 全部档案应存放在档案专用铁箱中，档案的排架应根据采用从上到下，从左到右的依次排列，不得随意堆放。 2. 声像档案，磁介质档案应根据保管需要存放在特制的密封盒，胶片页夹和影集等专用设备内，并按编号顺序存放。 3. 定期进行库藏档案的清理校对工作，年底对库存档案进行一次全面检查，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。 4. 档案箱应具备防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防温、防虫、防尘等安全措施。 第二十条 设立“档案鉴定领导小组”，由主管领导任组长，有关部门和档案工作人员组成档案鉴定小组，负责档案的鉴定工作；经鉴定需销毁的档案，应编制销毁清册，经批准后，指派专人负责监销，并由监销人员在销毁清册上签字，销毁时严格执行保密规定。 第二十一条 档案的保管期限分为永久、长期（16至50年左右）、短期（5-15年）。凡是记述和反映本协会主要职能活动和基本建设历史面貌，具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。凡是在一定时期有查考利用价值的档案，应按时间要求列为长期或短期保管。凡介于两种保管期限之间的档案一律从长。档案的保管期限，从归档的年度算起，对有利用价值的档案，原定的保管期限已满，经过鉴定需延长保管期限的，应从鉴定时的年度算起。 第二十二条 应按统计法规要求进行档案统计工作，填报档案统计年报，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。
第五章 档案的开发和利用 第二十三条 档案员应经常了解协会活动情况，并利用库存档案积极配合协会中心工作提供编研材料。 第二十四条 档案借阅开发利用的几种形式。 收集、整理、归档、借阅利用工作。 能在协会网上发布档案工作相关信息。 编制档案目录等手工检索工具以备用。 对档案进行加工整理、编制文件汇编、常用数据汇编等。 按照有关规定为利用者出具档案证明或档案内部的摘抄、节录材料。 6. 及时反馈档案利用效果，并编写档案利用效果实例汇编。 第二十五条 档案的借阅，提供、利用必须遵守国家的保密制度。 凡因协会工作需要查询和借阅，均须填写借阅单，原件不外借确因工作需要，经秘书处负责人批准，予以复制。凡需复印档案材料均需办理登记手续，应写明作用、数量、材料名称、分发对象等内容。一般的由协会办分室负责人批准，机密级及以上的，一律由协会主管领导批准。外单位因工作需要借阅保密档案的，一律凭介绍信，由协会主管领导批准，在档案阅档室查阅。一般不得带离档案室或复印。 所借档案到达规定期限，如仍需继续使用，借阅人必须来档案室办理续借手续，对借出的档案，档案室有权根据工作需要随时催还，借阅人不得拒还。 借阅财会档案必须是财会、审计、监察人员、有关人员、其他人员需借阅财会档案时，需经财务科科长和主管领导同意后方可借阅。 借阅人借出档案必须注意爱护妥善保管，不得转让，有密级的案卷，要负责卷内内容的保密，防止泄密，失密事件发生，不得在案卷材料上任意涂写、修改、沾污、折卷和自行复印。如发现上述行为，要追究责任，并视情节轻重，给予必要行政处分，甚至根据《档案法》规定追究法律责任。
第六章 档案的鉴定与销毁 第二十六条 以国家有关各类档案的《档案保管期限表》为依据，由档案室制定《档案材料鉴定销毁计划》，报上级主管部门领导签字批准。 第二十七条 组成档案鉴定工作小组，由协会主管部门领导、档案管理员和秘书处的人员组成。鉴定方法为直接鉴定法，即以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，逐个案卷、逐份文件材料进行鉴定，对到期档案提出销毁或延长保管期限的意见（需延长保管期限的档案必须拆卷重新组卷），并分类登记编造销毁清册。 第二十八条 销毁清册上必须有档案清理经办人、档案负责人及主管部门领导、档案所属部门领导签字。销毁档案要派两名以上人员送档案局指定地点鉴销，并在“档案销毁清册”上签字。未经审批，任何人不得私自销毁档案材料。
第七章 奖励和处罚 第二十九条 协会对在档案管理工作中成绩显著或作出突出的个人，应给予表彰和奖励。对下列行为之一的单位或个人，档案部门可以给予通报批评，责令其限期改进，并根据情节轻重，建议有关部门给予行政处分；造成损失的，责令赔偿损失。 1. 档案管理制度执行不严，造成档案损失的； 2. 将应归档的文件据为己有，拒不向档案部门移交的； 3. 因保管不严，因而造成损毁、丢失、泄密的； 4. 擅自提供、复制、涂改、伪造、销毁档案的。
第八章 附 则 第三十条 人事档案管理按照中共中央组织部的有关规定执行。 第三十一条 会计档案按照财政部和国家档案协会发布的《会计档案管理办法》的有关规定执行。 第三十二条 本制度由协会档案室负责解释。 第三十三条 本制度自正式发布起执行。 |
